Riassumo qui alcuni consigli per promuovere un evento con Twitter che ho raccolto dopo alcuni anni. Senza utilizzare alcuna sponsorizzazione di tweet e con pianificazione si possono ottenere buoni risultati per dare visibilità al tuo evento. Sarò breve e dividerò i passi da fare in tre macro azioni da far partire in tre momenti precisi della tua organizzazione.

Lo scenario che propongo qui è quello di un evento della durata di un giorno solo. Questo per facilità nel raccontarti le dinamiche, ma anche perché ho pensato che fosse l’unità di misura migliore per poi poter essere “scalata” e adattata ad eventi di durata maggiore.

1. Cosa fare prima

Dovresti pensare a una piattaforma (un blog dedicato; un blog sul dominio del tuo sito; una pagina da qualche parte, ma ben strutturata e facile da essere riconosciuta come parte della tua identità aziendale) nel quale far confluire poi (vedi i punti successivi) tutto il materiale prodotto e/o le informazioni ufficiali della tua organizzazione. Lì infatti andranno le tue comunicazioni di lancio e di fine iniziativa, cosicché ci sia un riferimento, agli occhi degli utenti, unico e affidabile.

Dovresti già avere un account Twitter, se non ce l’hai crealo prima possibile (sicuramente prima dell’evento) e cerca di coltivare una base di follower minima (>500) per poter avere poi anche un minimo di interazione con il tuo account.

Ti devi porre degli obiettivi. Per esempio entrare nei TT in Italia, oppure arrivare a 10mila persone raggiunte, oppure raccogliere 30 foto e così via. Tutto dipende da cosa vuoi fare: promuovere il tuo evento con Twitter è la scelta giusta (una delle) per farti conoscere a un nuovo pubblico di utenti ed è sicuramente uno degli obiettivi che puoi porti.

Devi poi decidere quale hashtag usare. Sceglilo corto e che sia abbastanza memorizzabile, prima di fare questo però cerca se qualcuno sta già usando l’hashtag che vorresti usare tu. Anche se non sempre è possibile ovviamente.

Per esempio l’ultima volta che ho dovuto scegliere un hashtag è stato per la Startup Europe Week, alla fine abbiamo deciso per #SEweek16 (che sta appunto per Startup Europe Week 2016), consapevoli che non era la scelta migliore. In questo caso avremmo voluto usare (e sarebbe stato meglio) #SEW16, ma era già usato in quel periodo per un altro evento. Bisogna quindi sapersi adattare e trovare la giusta soluzione.

Scegliere un hashtag è una operazione importante perché poi ti servirà per raccogliere tutti i contenuti, sia in tempo reale che dopo l’evento (vedi più avanti).

Adesso la cosa più difficile: il team.

Devi mettere in piedi un gruppo di persone che hanno un discreto numero di follower, ma anche e soprattutto qualità di sintesi e scrittura, ovviamente.

Nel momento in cui scegli chi farà parte del tuo piccolo o grande gruppo di lavoro va bene considerare i numeri, ma attenzione a chi è il pubblico di riferimento di ciascuno dei twitteri a cui affiderai la promozione del tuo evento.

Nella scelta degli account Twitter può darti una mano questa estensione di Google Chrome che ti fa vedere il conteggio Klout degli utenti di Twitter. Ok, possiamo criticare Klout quanto vuoi, ma per ora è uno dei pochi sistemi universali per “pesare” quanto un account sia influente o meno. Per usare l’estensione basta installarla, aprire Twitter e magicamente apparirà un numero accanto al nome degli account che segui. Prego non c’è di che 😀

Non solo, non dimenticare che stiamo parlando di persone che hanno quindi particolarità differenti, o meglio, “soft skills” differenti e che quindi vanno inserite in un gruppo con cautela. Alcuni si odieranno tra loro, altri vorranno prevalere in visibilità rispetto ai colleghi, altri invece non faranno gruppo e se ne staranno in un angolo a fare i nerd. Può capitare. Qui viene in aiuto l’esperienza e la conoscenza che hai delle persone, non solo in ambito lavorativo.

Per selezionare un team quindi suggerisco di dare un occhio a:

• numero follower
• analytics di Twitter: basta anche uno screenshot della schermata, quella dedicata ai follower ovviamente, per stabilire chi state per ingaggiare e verificare se il pubblico del twittero in questione è lo stesso, o almeno se si avvicina, a quello che volete intercettare
• se l’evento è in inglese controllate che, nella scheda “demografia” degli analytics di Twitter ci sia una discreta quantità di persone che seguono il vostro candidato/a
• Le relazioni umane che possono esistere tra loro. Se chiami Pina e sai che non va d’accordo con Gina e Pippo evita di metterli insieme. Perlomeno nello stesso evento
• Anticipa a tutti che chiederai loro un report (se ti interessa averlo ovviamente – io direi di sì) o le loro statistiche (se ti interessa averle ovviamente – io direi di sì). Tutti, se lo sanno fare, se sono validi e si organizzano prima appunto, possono darti statistiche del lavoro fatto addirittura tweet per tweet se ne avessi bisogno. L’importante è, dal mio punto di vista, prevedere subito cosa si vuole per evitare di una grossa fatica ai ragazzi e avere magari consegne non omogenee, attriti professionali e lavoro di scarsa qualità.
• Se il tuo evento prevede diverse località, dividi il team secondo affinità/caratteristiche personali. Questo favorirà il tuo lavoro e farà più piacere a chi dovrà twittare (chi è appassionato di cinema twitterà poco a un seminario di semiotica non ti pare?)

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Questo permette di sfruttare la possibilità data da Twitter di analizzare il profilo (cosa che Facebook offre solo per le pagine) a proprio vantaggio per poter meglio affinare la selezione di un social media team dedicato alla promozione del vostro evento.

Ah naturalmente chi verrà ingaggiato per il lavoro deve dotarsi di attrezzatura adeguata. Insomma deve avere uno smartphone o un tablet per poter aggiornare l’account Twitter in viaggio.

Ferma tutto: quanto pagare un blogger/twittero?

Ci sono mille fattori che incidono sull’argomento ovviamente (per esempio quanto budget hai a disposizione, ma anche quante ore dura l’evento, dove, ecc). Se vuoi quindi contattami e ne possiamo parlare, posso darti qualche indicazione, ma qui meglio evitare di generalizzare e sparare cifre a caso.

Per quanto riguarda poi l'”attrezzatura tecnica” di cui invece ti devi dotare tu questa deve tenere conto di almeno una piattaforma nella quale confluiranno i tweet e/o le immagini di Instagram, per esempio. Questo mi dà lo spunto per parlare di un’altra fase.

Ah ovviamente se poi proprio vuoi farlo puoi anche usare l’adv di Twitter per promuovere un tuo tweet, ma come dicevo puoi ottenere buoni risultati anche senza, a mio parere.

2. Cosa fare durante

Veniamo adesso alla fase due. Durante la mia attività ho provato diversi modi per poter far comparire online (cioè nel tuo blog dedicato; un blog sul dominio del tuo sito; una pagina da qualche parte) tutto quanto succedeva durante l’evento (o perché no durante un tour). Mi sento quindi di consigliare uno strumento in particolare (e solo per WordPress) che è Social Streams.

Come vedi il plugin può essere impostato con diversi parametri e diversi social così da comprendere tutti (o quasi) gli strumenti che puoi utilizzare per la promozione del tuo evento. Non solo Twitter.

Una volta che il plugin raccoglierà tutti i contributi e li farà veder in tempo reale tu devi seguire l’evoluzione della conversazione con l’account ufficiale dell’iniziativa, se ne hai uno, così da intervenire nel caso in cui ci sia qualcuno che abbia bisogno di informazioni ufficiali o anche per correggere chi usa l’hashtag sbagliato (succede fidati).

Inoltre seguire la discussione online ti sarà indispensabile se hai diviso i ragazzi per zone: non puoi essere ovunque. Non fisicamente.

3. Cosa fare dopo

Questi consigli sono il frutto di esperienza sul campo, studi e tentativi fatti nel corso degli eventi a cui ho partecipato, organizzato o analizzato per lavoro e naturalmente fanno riferimento a uno scenario nel quale i partecipanti all’iniziativa di promozione sono tutti coinvolti una tantum, per uno specifico evento o scenario.

A maggior ragione quindi devi raccogliere tutto quanto prodotto dal tuo team.
Gli strumenti che consiglio:

1. Storify
2. Un post sul tuo sito/blog dedicato all’iniziativa dove incorpori i Tweet più interessanti
3. Tweetreach (se avete denaro da spendere). Non perdete tempo comprando il report da 20dollari, non vi dirà nulla o poco più.

Pro tip

Fai una lista su Twitter con il tuo account grazie alla quale tieni d’occhio gli aggiornamenti dei twitteri che hanno partecipato all’evento, così da raccogliere spunti o loro personali impressioni, oppure semplicemente per tenere i rapporti con tutti, almeno online.

Quanto sopra è frutto dell’esperienza maturata durante il mio lavoro, non vuole essere una guida esaustiva, ma sono consigli pragmatici pensati per chi vuole partire subito con la propria iniziativa.

Integrazioni e commenti sono benvenuti, come sempre.